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Fallstudie · E-Rechnung

„Ab Januar dürfen wir keine PDF-Rechnungen mehr schicken?“

Ein Großhändler mit 15 Mitarbeitenden schreibt seine Rechnungen in Word und tippt sie danach in die Buchhaltung. Ab 2027 reicht das nicht mehr. So wird aus dem erledigten Auftrag eine E-Rechnung, ohne Abtippen.

Großhandel15 MitarbeitendeEinstieg: Bauen und Verbinden
Heute: viermal dieselben Daten, dreimal per Hand.Vereinfachte Darstellung
02 · Was dahintersteckt

Das Problem ist nicht die Rechnung. Es ist das Abtippen.

  • 1
    Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, kein Dokument.Sie enthält strukturierte Daten, die ein Programm lesen kann. Ein PDF kann das nicht.
  • 2
    Die Daten sind längst da, nur am falschen Ort.Kunde, Artikel und Preise stehen im Auftrag. Trotzdem werden sie für jede Rechnung neu getippt.
  • 3
    Fehler kosten doppelt.Nach der Übergangsfrist gilt eine PDF-Rechnung nicht mehr als ordnungsgemäß. Das trifft auch deinen Kunden beim Vorsteuerabzug.
0 Std.pro Monat im Beispielbetrieb
Rechnung in Word schreiben20 Std.
Als PDF speichern und mailen7,5 Std.
In die Buchhaltung übertragen12,5 Std.
Das ist eine volle Arbeitswoche, jeden Monat.

Beispielrechnung: 300 Rechnungen pro Monat, 4 Minuten schreiben, 1,5 Minuten versenden, 2,5 Minuten übertragen.

03 · Die Lösung

Die Rechnung entsteht dort, wo der Auftrag erledigt wird.

Schalte um und sieh, welche Handgriffe wegfallen.

5 von 6 Schritten sind Handarbeit.

Auftrag ist ausgeliefert, steht in der WarenwirtschaftAuftrag ist ausgeliefert, steht in der Warenwirtschaft
AusgangspunktAusgangspunkt
Rechnung in der Word-Vorlage abtippenRechnung entsteht aus dem Auftrag, als ZUGFeRD-E-Rechnung
Handarbeitautomatisch
Als PDF speichern und an die Mail hängenKurz prüfen und freigeben
Handarbeitdu entscheidest
Per E-Mail versenden, Kopie im Ordner ablegenVersand per E-Mail, protokolliert am Kunden
Handarbeitautomatisch
Rechnungsdaten in die Buchhaltung tippenDaten gehen automatisch an die Buchhaltung
Handarbeitautomatisch
Eingangsrechnung ausdrucken und abtippenEingangsrechnung wird ausgelesen, du gibst frei
HandarbeitKI liest, du gibst frei

Ein Klick vom Auftrag zur fertigen E-Rechnung.

Die Rechnung enthält ein lesbares PDF und die strukturierten Daten in einer Datei. Mensch und Buchhaltungsprogramm lesen dieselbe Rechnung.

Jede Rechnung durchläuft einen sichtbaren Status. Nichts geht raus, ohne dass jemand sie freigegeben hat.

Für MenschenPDF
Für das BuchhaltungsprogrammStrukturierte Daten
  • Rechnungsnummer
  • Käufer und Verkäufer
  • Positionen
  • Steuersätze
  • Gesamtbetrag
  • Bankverbindung
Felder nach EN 16931
Eine Datei · ZUGFeRD
Status jeder Rechnung
  • ✓Aus Auftrag erzeugt
  • ✓Geprüft, freigegeben
  • ✓Per E-Mail versendet
  • ✓An Buchhaltung übergeben
  • Zahlung eingegangen

Vereinfachte Darstellung.

04 · Passt das zu dir?

Deine Programme bleiben. Nur das Abtippen fällt weg.

Wir bauen das Rechnungsmodul und verbinden es mit dem, was schon läuft. Abgelöst wird nur die Word-Vorlage.

Woher die Daten kommen
WarenwirtschaftAufträge, Kunden, Artikel
verbunden
Word-VorlageRechnung von Hand
abgelöst
RechnungsmodulAuftrag → E-Rechnung → Versand → Buchhaltungneu von Reinavo
Wohin die Daten gehen
Buchhaltungsprogrammbleibt, bekommt die Daten
verbunden
E-Mail-PostfachVersand und Eingang
bleibt
Steuerbüroarbeitet wie bisher
bleibt

Bleibt bei dir

  • Preise und Konditionenlegst du fest, wie bisher.
  • Jede Freigabekeine Rechnung geht ungesehen raus.
  • Buchhaltung und Zahlungsverkehrbleiben in deinem bewährten Programm.

Wie viel Zeit steckt bei dir in Rechnungen?

Dein Aufwand heute
480 Std.pro Jahr, das sind rund 12 Arbeitswochen.

Der Rechner zeigt deinen heutigen Aufwand mit deinen Zahlen. Was davon wegfallen kann, klären wir im Gespräch.

05 · Dein nächster Schritt

Lass uns über deine Rechnungen sprechen.

Du zeigst uns, wie Rechnungen bei dir heute entstehen. Wir sagen dir, was davon wegfallen kann und was bleibt.

Über die E-Rechnung sprechenAntwort innerhalb eines Werktags

Und danach

RechnungsmodulAngebote, die zu Aufträgen werdenEingangsrechnungen mit FreigabeÜbersicht offener Rechnungen

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ArbeitszeitPersonal und NachfolgeKI im BüroNachweispflichten
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